Search

نصائح لجعل اجتماعاتك الافتراضي أكثر إنتاجية



عندما بدأ COVID-19 LOCKDOW لأول مرة ، كانت الاجتماعات الافتراضية بمثابة شيء من الحداثة للعديد من الأشخاص.


الآن بعد أن أصبحت مؤتمرات الفيديو هي القاعدة ، على الرغم من ذلك ، يمكن أن تصبح اجتماعات العمل عن بعد غير شعبية كما كانت الاجتماعات الفعلية. تتمثل إحدى أكبر التحديات التي يواجهها الأشخاص الذين يرتبون اجتماعات افتراضية في كيفية الحفاظ على تفاعل الحضور. بعد كل شيء ، من السهل أن تصبح مشتتًا أو غير مهتم عندما لا تكون في نفس الغرفة مع الأشخاص الذين تتحدث معهم.


لذا ، إذا كنت تريد تجنب مشاهدة الحاضرين في منطقة اجتماعاتك البعيدة ، فتابع القراءة. فيما يلي عشر طرق للتأكد من بقاء اجتماعاتك الافتراضية على المسار الصحيح وإنتاجيتها.


1. السماح لبعض التنشئة الاجتماعية


يشعر الأشخاص بالعزلة أثناء العمل من المنزل ، لذلك امنحهم بعض الوقت في اجتماعاتك الافتراضية حتى يتمكنوا من متابعة أخبارهم ومشاركتها. قد تكون جلستك عن بُعد هي المرة الأولى التي يتحدث فيها زملاء العمل مع بعضهم البعض لبعض الوقت ، لذلك سيكون من غير المعقول توقع عدم وجود محادثة اجتماعية على الإطلاق.


2. تأكد من ضبط مزاج الاجتماع


بمجرد أن تنتهي التنشئة الاجتماعية الأولية ، فقد حان الوقت للبدء في العمل. لذا ، إذا كنت


مضيفًا للاجتماع ، سيكون الأمر متروكًا لك لإنهاء الدردشة الاجتماعية ثم تعيين نغمة احترافية شبيهة بالأعمال لبقية الجلسة.


3. توزيع جدول أعمال قبل الاجتماع


قم بإنشاء جدول أعمال منظم لكل اجتماع افتراضي تقوم بترتيبه وتوزيعه قبل الاجتماع. من الجيد أيضًا قراءة قائمة الموضوعات قبل بدء الجلسة لتركيز الجميع على الأمور التي ستتم مناقشتها. إذا كان لديك جدول زمني محدد جيدًا لاجتماعاتك الافتراضية ، فستجد أن الأشخاص يظلون أكثر تفاعلًا ، وسيساعدك ذلك على التحكم في الإجراءات.


4. خطط الاجتماع استراتيجيا

عندما تقوم بصياغة جدول اجتماعك ، حاول تنظيم تسلسل الأحداث بطريقة تكون أكثر إنتاجية. إذا كانت هناك موضوعات صعبة يعرف الناس أنها بحاجة إلى المناقشة ، على سبيل المثال ، فمن الأفضل إخراج هذه الموضوعات من الطريق في وقت مبكر من الاجتماع. إذا كنت تعلم أن بعض الموضوعات قد تؤدي إلى نقاش مطول ، فقد ترغب في التفكير في ترك هذه الموضوعات حتى وقت لاحق في ترتيب التشغيل لتجنب نفاد الوقت. وإذا كنت تريد أن تنتهي الجلسة بملاحظة عالية ، فاجعل أي إعلانات مثيرة هو العنصر الأخير في القائمة.



5. قم بتقديم كل المشاركين



يعد تقديم جميع الحاضرين في اجتماع افتراضي طريقة ممتازة لجذب انتباه الجميع وإشعارهم بالمشاركة ، وتقديم مقدمات ، بالطبع ، أيضًا آداب عقد مؤتمرات الفيديو الجيدة. إذا كان بعض الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع غير معروفين للآخرين ، فقد يكون من المفيد أيضًا أن يقول القادمون الجدد بضع كلمات عن أنفسهم. كلما تمكنت من جعل الناس يشعرون بأنهم جزء من الاجتماع ، زاد اهتمامهم بما تتم مناقشته.



6. تأكد من حصول الحاضرين على المعدات المناسبة



عندما ترسل خطتك للاجتماع الافتراضي ، قم بتضمين بعض الإرشادات حول المعدات التي سيحتاجها الحاضرون وتفاصيل البرنامج الذي سيستخدمونه. اطلب من الحاضرين اختبار أجهزتهم قبل الموعد المقرر لبدء الاجتماع. إذا قام أحد الحاضرين بتعليق الاجتماع لأنه لا يمكنه تشغيل الميكروفون الخاص به ، على سبيل المثال ، فسوف يشعر باقي الحاضرين بالملل في انتظار بدء الاجتماع.



7. حاول ألا تكون رسميًا أكثر من اللازم



سوف ترغب في الاحتفاظ بمؤتمر فيديو عمل حول الموضوع. ومع ذلك ، فإن الإفراط في الرسمية يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية. قد يكون عقد المؤتمرات عبر الفيديو أمرًا مخيفًا لبعض الأشخاص ، لذلك قد يجلس هؤلاء الأشخاص ولا يتفاعلون مع المشاركين الآخرين إذا كان الاجتماع رسميًا للغاية. سيساعد وضع الدعابة جانبًا في إراحة الناس ، وسيؤدي إلى كسر رتابة الاجتماع الرسمي وسيساعد على جذب انتباه الناس.



8. لا تعقد اجتماعات افتراضية غير ضرورية



قبل أن تحدد موعدًا لجلسة مؤتمر فيديو ، يجب أن تسأل نفسك ما إذا كان الاجتماع الافتراضي ضروريًا على الإطلاق. إذا كان كل ما تنوي فعله في الاجتماع هو إصدار بعض الإعلانات أو توزيع المعلومات ، فقد تكون رسائل البريد الإلكتروني حلاً أفضل. ومع ذلك ، عندما يكون لديك فريق يعمل عن بُعد ، فقد تكون الاجتماعات الافتراضية هي الطريقة الوحيدة لجمع الفريق معًا. لذلك ، في حين أن الاجتماعات غير الضرورية يمكن أن تكون مضيعة للوقت ، إلا أنها قد تكون أحيانًا أفضل طريقة لبناء روح الفريق ورفع الروح المعنوية.



9. اجعل الاجتماعات الافتراضية تفاعلية



اجعل جلساتك الافتراضية ممتعة باستخدام العناصر المرئية وتشجيع المشاركة. يصعب على الناس الجلوس في اجتماع جسدي ممل. بل إنه من الأصعب الانتباه أثناء اجتماع افتراضي غير ملهم. لذلك ، تجنب المونولوجات الطويلة وشرائح PowerPoint الثابتة المملة. بدلاً من ذلك ، قم بإضفاء بعض الإثارة على الأشياء قليلاً باستخدام بعض الشرائح المتحركة وشجع المشاركة في الإجراءات.



10. شحذ مهاراتك في العرض التقديمي والاستضافة



يعتمد مدى جودة الاجتماع الافتراضي الذي تستضيفه عليك إلى حد كبير. إذا قمت بتنظيم الجلسة جيدًا ، فلديك خطة جيدة ، وأنت

2 views0 comments

© 2021 by AAC Cargo LLC

  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
logo cargo fin.png